年末調整でマイナンバーの記載が始まります

2016.10.25

1.マイナンバー集まっていますか

マイナンバー

年末調整の準備をする頃になりました。

 

今年の年末調整から、税務署へ提出する源泉徴収票には従業員と扶養家族のマイナンバーを記載する必要があります。

 

皆さまのところでは社員の「マイナンバー通知カード」等は集まりましたか?社員の他には、取引のある個人からも教えてもらう必要があります。

 

2.提供拒否には罰則がありません

マイナンバーの回収で困るのは、本人はマイナンバー提供が義務なのに、本人が提供を拒否した場合、提供を強制できないことです。出さない者への罰則がありません。

 

でも本人がマイナンバーを出さないからと言って簡単に回収をあきらめてはいけないし、逆に無理強いもできません。この兼ね合いがやっかいなところです。

 

3.マイナンバー管理はどうされていらっしゃいますか

皆さま、マイナンバーをどのように管理していらっしゃいますか?

 

マイナンバーの管理方法につきましては、去年の今ごろ、IT関連企業が先頭に立ち、大規模で高額な管理システムがたくさん名乗りをあげました。皆さまはどうされていらっしゃいますか?

 

私の事務所では外部につなげていない孤立したパソコンにマイナンバーを保管しています。目下のところこれで十分に足りています。

 

4.規則は定めておきましょう

マイナンバーは実質的に12月がスタートです。このあと何がどうなるのか、どんなトラブルが起こるのか、なにも起こらないのか、だれもやったことがないのでなにも言えません。

 

その結果、万が一マイナンバーに関するトラブルが発生したとき、「何もしていなかった」ではまずいです。そこで今、組織として最小限のマイナンバー管理方法を定めておくことをお勧めします。

 

  1. マイナンバー取扱い規程」を作っておきましょう。
  2. 就業規則を変更し、社員のマイナンバーの取扱いを入れておきましょう。
  3. 社外の個人と取引のある場合は「マイナンバー取扱い方針」を作り、ホームページがあればアップしておきましょう。

    ホームページがなければ紙ベースで「マイナンバー取扱方針」と「マイナンバー取扱い規程」を作っておけば、なにかのときにはこれを提示して、トラブル予防はしていると主張することができます。

 

まだこれらを用意されてない場合は、これを機会に用意されることをお勧めいたします!
喜んでお手伝いいたしますので、お声をかけてください。